Инструкция пользователя бэк офиса

Технические требования к рабочему месту пользователя.
Для работы может использоваться любой компьютер, подключенный к интернету.
Установка дополнительного программного обеспечения не требуется.

Соглашение об использовании бэк офиса.
Перед регистрацией в бэк офисе в качестве пользователя, необходимо согласиться с некоторыми условиями использования программного комплекса. Текст соглашения приводится перед регистрацией и перед каждым входом в ПК "ТурОнлайн".

Информация об интерфейсе и возможностях бэк офиса, доступных пользователю.
1. Регистрация нового пользователя.
Запрос на регистрацию нового пользователя производится путем заполнения регистрационной формы, к которой можно перейти со страницы входа в бэк офис.
Различаются следующие типы пользователей: юридические или физическе лица, агенты и клиенты. Для дальнейшего корректного формирования документов должны быть заполнены все поля, относящиеся выбранному типу пользователя.
Логин и пароль назначаются пользователем самостоятельно, без использования кириллических символов.
После отправки заполненной формы, запрос на регистрацию поступает оператору. При положительном решении оператора, на адрес электронной почты пользователя отправляется письмо с уведомлением и реквизитами доступа.

2. Редактирование регистрационной информации и изменение реквизитов доступа.
При необходимости внесения изменений в данные пользователя или для смены пароля необходимо:

• авторизоваться в бэк офисе с действующими реквизитами,
• вызвать форму редактирования данных нажатием кнопки "Редактировать данные о себе"
• отредактировать соответствующие параметры регистрационной формы и сохранить внесенные изменения.

3. Напоминание пароля.
Если пользователем бэк офиса утрачены реквизиты доступа, необходимо воспользоваться системой напоминания пароля, доступной по ссылке из окна входа.

4. Главное окно бэк офиса
После авторизации пользователь попадает на страницу со списком своих запросов, выполняемых оператором. С этой же страницы пользователь производит все основные действия, доступные в бэк офисе:

• Редактирование информации о себе;
• Отправка сообщений по адресу электронной почты оператора;
• Просмотр заказов (рабочих и завершенных) а также архива заказов;
• Универсальный поиск по своим заказам;
• Получение информации о состоянии взаиморасчетов с оператором.

5. Просмотр заказа, запросы на изменение или аннулирование заказа.
Для просмотра деталей заказа необходимо перейти по ссылке под номером заказа. В открывшемся окне отображаются детали заказа и форма для отправки запроса на изменение или аннуляцию заказа.

6. Получение документов пользователем и действия, производимые с документами.
По мере обработки заказа, покупателю (пользователю бэк офиса) становятся доступны для просмотра, печати и подтверждения следующие документы:

• Договор (просмотр, печать, подтверждение);
• Приложение №1 - спецификация к договору (просмотр, печать, подтверждение);
• Ваучеры на заказанные услуги (просмотр и печать);
• Счет (счета) на оплату (просмотр и печать);
• Счет-фактура (просмотр и печать).

7. Автоматические уведомления.
В ходе работы над заказом, последнему присваиваются различные статусы от "На подтверждении заказчиком" до "Архив". При каждом изменении статуса заказа, покупатель (пользователь пользователь бэк офиса) получает автоматическое уведомление по электронной почте и может оперативно отслеживать ход работы с его запросом.

Работа с заказами в бэк офисе.
1. Создание нового заказа.
Новый заказ в бэк офисе создается оператором на основании заявки пользователя или клиента. Пользователь бэк офиса имеет возможность отправки заявки оператору на адрес электронной почты через систему отправки сообщений оператору.

2. Подтверждение заказа покупателем (пользователем бэк офиса).
После создания оператором нового заказа в бэк офисе, пользователь получает уведомление о создании нового заказа по электронной почте. После авторизации в бэк офисе пользователь должен ознакомится с деталями сформированного заказа, расчетной стоимостью услуг, перечнем требуемых документов, размером и сроком предварительной оплаты, условиями договора и приложения №1 к нему.
Для начала работы оператора над заказом, покупатель (пользователь бэк офиса), должен подтвердить согласие с условиями договора, на основании которого будут оказываться заказанные услуги и приложения №1 к нему. Для этого необходимо зайти в просмотр заказа, по ссылке с номером заказа, с главной страницы бэк офиса и последовательно нажать кнопку "Согласен", около ссылки на текст договора и кнопку "Подтвердить" - около ссылки на Лист бронирования.
После подтверждения пользователем договора и приложения №1 к нему, заказу автоматически присваивается статус "Подтвержден заказчиком, выполняется", о чем уведомляется оператор.

3. Получение информации о ходе рассмотрения заказа.
По мере работы оператора над заказом, в него последовательно вносятся необходимые дополнения и изменения. Кроме дополнительной информации по заказу, пользователю становятся доступны счета на оплату, ваучеры, счет-фактура.
В зависимости от этапа работы над заказом, оператором последовательно присваиваются заказу различные статусы. При изменении статуса заказа, пользователь получает автоматическое уведомление по электронной почте.
Пользователь в любой момент может получить информацию о текущем состояниие заказа.

4. Изменение или аннуляция заказа.
В случае необходимости аннуляции заказа или внесения в него изменений, необходимо воспользоваться специальной формой, доступной из окна просмотра запроса. Для аннуляции или внесения изменений, необходимо сделать сопроводительные комментарии в текстовом окне и нажать на кнопку "Запрос на изменение" или "Запрос на аннуляцию". При этом заявке автоматически присваивается соответствующий статус, а комментарии направляются оператору.

5. Список заказов и поиск информации по рабочим заказам и архиву.
В главном окне бэк офиса по умолчанию отображаются заказы, которые в текущий момент находятся в обработке. Заказы, работа над которыми завершена, отображаются вместе с рабочими заказами, если в окошке "Показывать завершенные" стоит галочка.
Заказам, с момента последней даты оказания услуг которых прошло более месяца, автоматически присваивается статус "Архив".
Пользователь бэк офиса имеет возможность в любой момент получить информацию о деталях своих заказов, путем просмотра списка или с помощью комбинированного поиска. С помощью поиска можно быстро найти заказы по номеру, дате создания и типу, фамилии и имени клиента, датам оказания услуг.